La forma en que manejas el correo de tu empresa y los documentos en papel, pudiera poner en riesgo los datos de tu compañía, tus empleados y tus clientes.
Asimismo, si estás limpiando tus archivos, cambiándote a un sistema de almacenamiento digital o cerrando un negocio que tenías, dichos artículos no deberían ir a la basura o al contenedor de reciclaje.
Existen varias soluciones con las que puedes deshacerte de tus documentos en papel. A continuación, te presentaremos algunas formas de deshacerte de todos estos documentos, desde archivos personales o recibos, hasta copias de facturas.
¿Cuáles registros debes conservar y cuáles debes desechar?
Independientemente de la industria a la que se dedique tu negocio, no es correcto que los registros que poseen información de identificación personal o datos de tu propiedad vayan a parar a las manos equivocadas. Es importante que evites tirar los siguientes documentos de papel a la basura:
• Duplicados de órdenes de compra
• Facturas o copias de facturas de tus clientes o de pedidos realizados
• Registros de tus empleados, de la nómina actual y de los despidos realizados
• Copias de la correspondencia o mensajes de correos electrónicos
• Copias u originales de estados financieros, incluyendo cuentas por cobrar o informes de ventas
• Documentos sobre estrategias de marketing de la empresa o de desarrollo de productos comerciales
Es importante que desarrolles un sistema para la gestión de tus documentos en cual cubra y especifique el tiempo y la vigencia por la que debes conservar dichos documentos. Una buena idea en estos casos sería almacenar los contenedores de reciclaje y de basura en el interior de las empresas y conservarlos bajo llave siempre que te sea posible.
Las trituradoras de papel
Las trituradoras de papel son una de las formas más frecuentes para deshacerte de documentos confidenciales, son cómodas y seguras.
Puedes adquirir tres tipos diferentes de trituradoras, estas son: las de corte en tiras, las de corte transversal y las trituradoras que cortan papeles en dos direcciones.
Las desventajas con las trituradoras de corte transversal es que crean más volumen de papel y la máquina puede necesitar un mantenimiento más frecuente, como el engrase.
Por el contrario, la trituración en tiras solo corta en una dirección. Estas trituradoras pueden durar más, pero brindan menos seguridad para documentos confidenciales que las versiones de servicio pesado. En el extremo superior, los modelos certificados por el Departamento de Defensa trituran papeles en pedacitos diminutos. Pero, son más caros que otras opciones.
Herramientas de eliminación de documentos de trabajo pequeño
El mayor problema al que te puedes enfrentar en tu empresa es lograr que los empleados eliminen correctamente los documentos de papel. Por conveniencia o costumbre, pueden tirar los registros o el correo en la basura o en el contenedor de reciclaje.
Intenta deshacerte de los siguientes elementos tan pronto como te sea posible:
- Recibos de ventas. No los guardes a menos que los necesite para temas de impuestos; en ese caso, escanéalos primero
- Recibos de cajero automático
- Albaranes y órdenes de compra en línea
- Cheques cancelados y anulados (que no están relacionados con impuestos)
- Facturas de servicios públicos, internet y teléfono celular (una vez pagadas)
- Solicitudes de tarjetas de crédito, seguros y cuentas bancarias que llegan por correo
- Cobertura de garantía vencida
- Correspondencias del DMV o IRS (una vez liquidadas)
- Materiales relacionados con el viaje (además de su pasaporte)
Documentos que debes triturar después de un año
Puedes guardar algunos documentos hasta por un año antes de deshacerte de ellos. Mientras estén en tu poder, guárdalos en bolsas impermeables. Mejor aún, enciérralos en una caja fuerte. Una vez que ya no los necesite para propósitos de impuestos o seguros, tritura los siguientes documentos antes de tirarlos:
- Estados de cuenta bancarios
- Extractos de tarjetas de crédito (una vez pagados)
- Talones de pago (una vez verificados con su W-2 para verificar la precisión)
- Facturas médicas (una vez pagadas y libres de disputas de seguros)
- Documentos para triturar después de siete años
La regla general es mantener registros de impuestos durante unos siete años. Eso es así por si en algún momento los necesitas para revisar alguna auditoria que te soliciten. Después de eso, es mejor triturar tus documentos para que no se acumulen hasta un nivel inmanejable. El papeleo que debes de conservar durante siete años, y luego desecharlo mediante trituración, incluye:
- Declaraciones de impuestos
- Recibos relacionados con impuestos y cheques cancelados
- Registros de cualquier deducción de impuestos que haya tomado
- Otros registros fiscales
Cuando estés listo para deshacerse de sus documentos antiguos, comunícate con Arce Recuperaciones para programar cualquier servicio de reciclaje y trituración en Madrid.
Documentos para triturar en los intervalos correctos
Hay muchos otros documentos que contienen información confidencial que debe conservar durante un período determinado. Luego, cuando llegue el momento, deséchelos de forma segura triturando:
- Títulos de automóviles (manténgalos mientras sea propietario del automóvil)
- Escrituras de la vivienda (manténgalas mientras sea dueño de la propiedad)
- Facturas médicas en disputa (guardar hasta que se resuelva el problema)
- Recibos de mejoras en el hogar (guárdelos hasta que venda su casa y pague los impuestos sobre las ganancias de capital relacionados)
Documentos que deberías conservar para siempre
- Certificados de nacimiento
- Documentos de adopción
- tarjetas de seguridad social
- Certificados de matrimonio
- Sentencias de divorcio
- Documentos de ciudadanía
- Pasaportes
- Certificados de defunción
Empresas expertas en la destrucción de documentos
Arce Recuperaciones es una empresa dedicada a la gestión de residuos industriales, la retirada de chatarras, la recuperación de papel, la recogida de enseres y muebles y estamos autorizados por la comunidad de Madrid. Ofrecemos todas las medidas de seguridad requeridas. Contáctanos si necesitas solicitar cualquier tipo de información sobre nuestros servicios.
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