Todas las entidades y empresas generan documentos e informaciones que necesitarán ser tratadas de manera especial para poder ser destruidas, pero, ¿qué significa realmente destruir documentos confidenciales? Pues esto no es más que el proceso que se encargará de deshacerse de los documentos según la legislación que se encuentre vigente.
Entre los documentos confidenciales que pueden destruirse están las nóminas de empleados, los contratos tanto internos como externos, los documentos administrativos u otro tipo de documentos dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa, ya sea que estos contengan información confidencial de los empleados, de clientes, de salud o fiscales.
La legislación que actualmente se encuentra en vigencia, tanto española como europea indica que las informaciones y los documentos confidenciales no pueden ser almacenados de manera indefinida, es decir, que esta debe ser destruida una vez que ya haya cumplido su propósito.
¿Cómo destruir documentos confidenciales?
La destrucción de documentos confidenciales es la encargada de eliminar y destruir información y datos privados que son almacenados por las empresas cuando estos ya dejan de ser de utilidad. No obstante, dicha eliminación no puede hacerse bajo cualquier circunstancia, sino que existe un proceso especial para poder deshacerse de ella.
Es importante y obligatorio cumplir con ciertos requisitos y procesos de seguridad con los que se garantiza que no se producirá ningún acceso inadecuado a las informaciones contenidas en dichos documentos ya sea antes o después de la destrucción, puesto que esto representaría un grave perjuicio para el nivel de reputación de la empresa, o generar algún tipo de sanción inclusive.
Algunos métodos seguros para la destrucción de documentos confidenciales
Ahora que ya sabemos para qué sirve y por qué es importante la destrucción de documentos confidenciales, vamos a aclararte cómo se puede realizar este proceso.
Uno de los métodos más seguros y sencillos es comprar una trituradora de papel. No obstante, esta metodología produce riesgos y gastos para las empresas, como el tener que utilizar tiempo de un trabajador de la empresa para que se encargue de la destrucción y que estos documentos se acumulen en cualquier espacio de la oficina.
Sin embargo, la mejor solución para este proceso es que contrates una empresa externa que se dedique la destrucción de documentos confidenciales y que ofrezca los servicios que tenemos disponibles en Arce Recuperaciones para los negocios, puesto que esto garantizará que el proceso que utilizan para la destrucción cumpla con la legislación que está vigente en temas de protección de datos.
En Arce Recuperaciones ofrecemos a nuestros clientes contenedores sellados donde puedan depositar todos los documentos confidenciales de los que se quieren deshacer, de esta forma se evitan accesos indebidos e innecesarios a dicha información.
Dichos contenedores son recogidos por el personal de Arce Recuperaciones, los cuales son trasladados de manera segura hasta el espacio en el que serán destruidos. Nuestros vehículos transportadores cumplen con todos los estándares de calidad y todas las medidas de seguridad necesarias.
Una vez que el material se encuentra depositado en las instalaciones en el que será destruido, este es eliminado en un periodo máximo de 24 horas.
Con la destrucción de estos documentos, se da por acabada la trazabilidad y se entrega a las empresas un certificado de destrucción, donde queda reflejado el tamaño de las partículas en la que se hizo la destrucción.
Finalmente, los residuos de dicha destrucción de documentos confidenciales son llevados a una fábrica de reciclaje sin ningún tipo de intermediarios. Luego de finalizado el tratamiento, es emitido un certificado medioambiental, en el que va a quedar reflejado el destino y el método de aprovechamiento de dichos materiales.
En Arce Recuperaciones sabemos la importancia de la destrucción de documentos confidenciales. Tenemos ya más de 50 años en el mercado, experto en la confidencialidad de los datos producidos por las empresas.
Eliminación de documentos
La eliminación de documentos es la etapa final del proceso y también uno de los más importantes. Dicho proceso debe estar sustentado por tablas de retención y la valoración documental, puesto que estas son las encargadas de constatar que los archivos destruidos ya no tengan el mismo valor primario o secundario que cuando fueron eliminados.
Por otro lado, dicha eliminación no puede ser realizada de forma drástica. Antes del proceso de eliminación, el contenido sustentado debe ser digitalizado ya sea en la nube o en una base de datos para que puedan estar disponibles para las empresas en caso de que vuelvan a necesitar de ellas en el futuro.
Una vez que este proceso se realiza, es obligatorio que la empresa utilice maquinaria especializada para destruir completamente los documentos que corresponden. De esta manera, se elimina totalmente cualquier posibilidad de que la información plasmada sea visible, preservando así su confidencialidad.
La destrucción de documentos es un proceso indispensable dentro de la gestión de documentos con el que cada empresa debe contar, más que nada porque es el que permite constatar que todos y cada uno de los archivos sean eliminados de manera correcta, impidiendo así que la información que estos contienen sea visible para una persona ajena a la empresa.
Destrucción de documentos confidenciales: en Arce Recuperaciones nos encargamos
Desde hace más de 50 años, en Arce Recuperaciones ofrecemos servicios de destrucción de documentos confidenciales para empresas a quienes les entregamos un certificado de destrucción donde garantizamos que es imposible volver a reconstruir los documentos desechados.
Trabajamos con grandes empresas, pero también con personas autónomas en la recogida de documentos de manera periódica o en un servicio específico.
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En Arce Recuperaciones garantizamos eficacia y seguridad en la destrucción de documentos confidenciales.
También nos encargamos de recoger y destruir los documentos confidenciales de los que necesites deshacerte en tu empresa
Estamos autorizados por la Comunidad de Madrid para la destrucción de documentos y trabajamos bajo estrictos protocolos se seguridad y confidencialidad.
Comunícate con nosotros al 917 66 76 18. Trabajamos de lunes a viernes 9:00 a 14:00 hrs. y de 15:30 a 20:00 hrs. Y los sábados trabajamos de 9:00 a 13:00 hrs.