Los documentos, nóminas, contratos… entre otros que se manejan en el departamento de RRHH, incluyen datos personales que son 100 % confidenciales, ahí radica la importancia de la correcta destrucción de estos documentos de Recursos Humanos, cumpliendo con la legislación de protección de datos personales vigentes.
En este artículo, te ofreceremos orientación sobre la importancia de la destrucción de documentos en el área de Recursos Humanos, un espacio de trabajo dentro de cualquier institución, donde se maneja información confidencial e importante de los empleados y de la empresa como tal.
Arce Recuperaciones somos una empresa con más de 50 años dedicada a la industria del reciclaje y especialistas en la destrucción de documentos confidenciales.
La destrucción de documentos de Recursos Humanos confidenciales
Como ya te mencionamos, los documentos que se manejan en recursos humanos contienen nombres, teléfonos, cuentas de banco, documentos de identidad, dirección, que son ofrecidos de manera confidencial. Estos datos deben ser guardados por un periodo de tiempo, y luego de cumplir el plazo o el propósito para el cual fueron solicitados deben ser desechados de manera confidencial.
Todo va a depender del tipo de documento que haya sido resguardado; la regulación vigente establece un tiempo determinado para conservar estos archivos:
- Con el control de los horarios se exige un mínimo de cuatro años para deshacerse de los documentos; los contratos de trabajo deben tener un mínimo de cinco años al igual que los recibos de nómina, y los recibos de cotización para la Seguridad Social.
- Los documentos de los trabajadores temporales, los documentos de identidad de empleados que son extranjeros y los programas creados para la gestión de talentos en la empresa deben tener un mínimo de cuatro años, y los documentos de aquellas personas que no fueron escogidas durante el proceso de selección en una institución deben tener un tiempo mínimo de tres años.
Una vez que haya pasado el tiempo establecido que ya mencionamos, es importante que sean destruidos, esto evita la fuga de información o que se pierda algún documento por un almacenaje masivo de archivos.
Una vez termine el tiempo de mantenimiento es primordial contar con una empresa que cumpla con los requisitos para la destrucción confidencial de estos documentos. Para esto, puede comunicarse con Arce Recuperaciones, somos expertos en la destrucción de documentos, con un servicio 100 % confidencial.
Arce Recuperaciones cumple con todas las normas vigentes para la protección de tus datos confidenciales, lo que permite a las instituciones cumplir con lo estipulado y proteger su reputación.
Nos encargamos de garantizar de principio a fin todo el proceso, donde le aseguramos que no se producirá ningún acceso de terceros o indebido a los datos que nos suministre para destruir.
¿Cómo debe hacerse la destrucción de documentos de Recursos Humanos?
La eliminación de los documentos de Recursos Humanos debe realizarse de manera confidencial y correcta, siguiendo una serie de indicadores para evitar que un tercero tenga acceso a dichos datos, y lograr un proceso de destrucción eficiente.
Lo principal en la destrucción de documentos es que debe estar sustentada, sobre todo para evitar problemas con la empresa en un futuro. Por eso, hay una serie de factores a tomar en cuenta, entre los que destacamos los siguientes:
Revisar los documentos que se van a destruir
Esto es básico, pero también uno de los pasos más importantes. La empresa que contrates debe revisar detalladamente la información que se va a destruir.
Es importante prestar atención a la fecha que tienen los archivos, así como lo útil que pueden ser para la empresa, esto para confirmar que cumplen con la legislación vigente para ser destruidos, lo cual se logra utilizando las TVD y la TRD para confirmar el tiempo de permanencia que se le asignó al documento en cuestión.
Depurar todos los documentos
Cuando estamos en este proceso es porque la institución ya revisó y evaluó los documentos que desea destruir, y se aseguró de que ninguno posee valor actual para ellos, y con esto ya se puede proceder a su destrucción.
Se procede a eliminar los documentos
Aquí la empresa ya procede a eliminar toda la comunicación que haya cumplido con el plazo determinado, y que no sean necesarios mantener.
La destrucción de estos documentos no debe realizarse de manera aleatoria, lo que hacen algunas empresas es que se cercioran de convertir a digital todo documento que se va a depurar, para elaborar una base de datos para que sean accesibles en caso de que lleguen a ser necesarias en algún momento.
Una vez se haya realizado este proceso, es necesario que la empresa contrate un servicio garantizado de destrucción de documentos para que sean eliminados y preserve la confidencialidad de estos.
Previo a que entrara en vigencia el RGPD, es decir, el Reglamento General de la Protección de Datos, aquellos documentos que no tenían datos personales de los clientes o empleados, no tenían un plazo definido para que fueran destruidos.
No obstante, desde que esta reglamentación entró en vigencia, las instituciones están obligadas a implementar una fecha para que estos documentos sean desechados de manera 100 % segura. Igualmente, dicha institución debe estar en condiciones de deshacerse de aquellos datos personales que tiene almacenados si la persona en cuestión o involucrada así lo solicitara.
Con este artículo tratamos de aclarar todas tus dudas sobre la destrucción de documentos, y por cuánto tiempo debes conservarlos dentro de tu empresa. Cuando haya llegado la fecha de vencimiento, que como te explicamos va a depender del tipo de documento, lo ideal es que contrates un servicio de destrucción para todos estos archivos.
Recuerda que Arce Recuperaciones es tu aliado seguro para encargarse de hacer esta destrucción de documentos por ti. Tenemos 50 años en el mercado, llámanos y estaremos encantados de servirte.
Con la destrucción segura y verificada de los documentos de Recursos Humanos te cercioras de que tu empresa o negocio, cumpla con el reglamento de protección de datos seguro que está vigente en ese sentido.